Die Entwicklung eines kosmetischen Produkts ist abgeschlossen, die Verpackung steht fest und die ersten Verkaufskanäle sind vorbereitet. Für viele Hersteller, Start-ups und Markeninhaber scheint der Markteintritt nun greifbar nah.

Doch kurz vor dem Verkaufsstart taucht häufig eine entscheidende Frage auf:

Muss mein Kosmetikprodukt eigentlich registriert werden?

Die Antwort lautet: Ja. Bevor ein kosmetisches Produkt innerhalb der Europäischen Union in Verkehr gebracht werden darf, muss es im Cosmetic Products Notification Portal (CPNP) gemeldet werden.

Die sogenannte CPNP-Registrierung gehört zu den wichtigsten regulatorischen Schritten vor der Markteinführung und wird von vielen Unternehmen unterschätzt. Fehler oder fehlende Angaben können den Verkaufsstart verzögern und im schlimmsten Fall zu Beanstandungen durch Behörden führen.

In diesem Beitrag erklären wir, was das CPNP ist, wer eine Registrierung durchführen muss und wie der gesamte Prozess in der Praxis abläuft.

Was ist das CPNP?

Das Cosmetic Products Notification Portal (CPNP) ist das zentrale europäische Meldeportal für kosmetische Produkte.

Es wurde von der Europäischen Kommission eingerichtet, um Behörden, Marktüberwachungsstellen und Giftinformationszentren relevante Informationen über kosmetische Produkte bereitzustellen.

Bevor ein kosmetisches Produkt auf dem europäischen Markt verkauft werden darf, müssen bestimmte Informationen über das Produkt im CPNP hinterlegt werden.

Wichtig:

Die CPNP-Meldung ist keine Zulassung im klassischen Sinne. Die Behörden prüfen das Produkt vor der Markteinführung nicht aktiv.

Die Verantwortung für die Produktsicherheit liegt vollständig bei der verantwortlichen Person und dem Hersteller.

Warum ist die CPNP-Meldung verpflichtend?

Die CPNP-Notifizierung ist in der EU-Kosmetikverordnung (EG) Nr. 1223/2009 vorgeschrieben.

Sie dient dazu:

• Marktüberwachung zu ermöglichen
• Verbraucher zu schützen
• Rückverfolgbarkeit sicherzustellen
• Giftinformationszentren im Notfall zu unterstützen

Ohne eine ordnungsgemäße Meldung darf ein kosmetisches Produkt grundsätzlich nicht auf dem europäischen Markt bereitgestellt werden.

Wer muss ein Kosmetikprodukt registrieren?

Die Registrierung erfolgt durch die sogenannte verantwortliche Person (Responsible Person).

Dies kann sein:

• Der Hersteller
• Der Markeninhaber
• Der Importeur
• Ein beauftragter Dienstleister

Die verantwortliche Person trägt die regulatorische Verantwortung für das Produkt und stellt sicher, dass sämtliche gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden.

Besonders bei Private-Label-Produkten oder internationalen Lieferketten ist die korrekte Zuordnung der verantwortlichen Person entscheidend.

Welche Dokumente werden für die CPNP-Registrierung benötigt?

Eine der häufigsten Ursachen für Verzögerungen ist eine unvollständige Dokumentation.

Vor der Registrierung sollten mindestens folgende Unterlagen vorliegen:

Cosmetic Product Safety Report (CPSR)

Die Sicherheitsbewertung ist Voraussetzung für die Markteinführung.

Produktinformationsdatei (PIF)

Die PIF enthält sämtliche sicherheits- und produktrelevanten Informationen.

Produktkennzeichnung

Die endgültigen Verpackungs- und Etiketteninformationen müssen vorliegen.

Produktbeschreibung

Beschreibung der Produktfunktion und Produktkategorie.

Angaben zur verantwortlichen Person

Name und Anschrift innerhalb der Europäischen Union.

Produktbilder

Verpackung und Etikettierung werden häufig im Rahmen der Registrierung hinterlegt.

Je nach Produkt können weitere Informationen erforderlich sein.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur CPNP-Registrierung

Schritt 1: Sicherheitsbewertung durchführen

Vor der Meldung muss ein vollständiger CPSR erstellt werden.

Ohne Sicherheitsbewertung darf das Produkt nicht vermarktet werden.

Schritt 2: Produktinformationsdatei erstellen

Alle relevanten Unterlagen werden in der PIF zusammengeführt.

Die PIF muss jederzeit für Behörden verfügbar sein.

Schritt 3: Kennzeichnung prüfen

Die Verpackung muss sämtliche Pflichtangaben der EU-Kosmetikverordnung enthalten.

Hierzu gehören unter anderem:

• INCI-Liste
• Verantwortliche Person
• Chargennummer
• Haltbarkeitsangaben
• Warnhinweise

Schritt 4: Zugang zum CPNP-System einrichten

Die verantwortliche Person benötigt einen Zugang zum europäischen Meldeportal.

Schritt 5: Produktdaten einpflegen

Nun werden die erforderlichen Informationen im Portal hinterlegt.

Dazu gehören beispielsweise:

• Produktname
• Kategorie
• Herstellerinformationen
• Verantwortliche Person
• Mitgliedstaat der Erstvermarktung

Schritt 6: Meldung abschließen

Nach erfolgreicher Eingabe der Daten wird die Notifizierung abgeschlossen.

Das Produkt kann anschließend rechtssicher innerhalb der Europäischen Union vermarktet werden.

Die häufigsten Fehler bei der CPNP-Meldung

In regulatorischen Projekten begegnen uns immer wieder ähnliche Probleme.

Registrierung vor Fertigstellung der Dokumentation

Viele Unternehmen möchten die Meldung möglichst früh durchführen und stellen erst später fest, dass wichtige Unterlagen fehlen.

Fehlerhafte Produktkategorie

Eine falsche Klassifizierung kann zu Problemen bei Behördenprüfungen führen.

Inkonsistente Daten

Produktname, Kennzeichnung, PIF und CPSR müssen übereinstimmen.

Unvollständige Kennzeichnung

Fehlende Pflichtangaben zählen zu den häufigsten Beanstandungen.

Fehlende Aktualisierung

Werden Produkte nachträglich geändert, müssen unter Umständen auch die hinterlegten Daten angepasst werden.

Wie lange dauert eine CPNP-Registrierung?

Die eigentliche Dateneingabe im CPNP-System ist meist innerhalb kurzer Zeit möglich.

Der eigentliche Zeitaufwand entsteht jedoch durch die Vorbereitung der erforderlichen Dokumentation.

Je nach Projektumfang können folgende Schritte mehrere Tage oder Wochen in Anspruch nehmen:

• Sicherheitsbewertung
• Erstellung der PIF
• Laborprüfungen
• Kennzeichnungsprüfung
• Dokumentenbeschaffung

Unternehmen sollten die regulatorische Vorbereitung daher frühzeitig in ihre Projektplanung integrieren.

Warum eine professionelle Begleitung sinnvoll ist

Viele Hersteller betrachten die CPNP-Meldung als reine Formalität. In der Praxis zeigt sich jedoch, dass die Qualität der zugrunde liegenden Dokumentation entscheidend für eine rechtskonforme Markteinführung ist.

Fehlerhafte Angaben oder unvollständige Unterlagen können später erhebliche Konsequenzen haben.

Das Cosmetic Safety Institute unterstützt Hersteller, Start-ups und Markeninhaber bei allen regulatorischen Anforderungen rund um kosmetische Produkte.

Von der Sicherheitsbewertung (CPSR) über die Erstellung der Produktinformationsdatei (PIF) bis hin zur CPNP-Notifizierung begleiten wir Unternehmen während des gesamten Markteinführungsprozesses.

Durch unsere regulatorische Expertise und praktische Erfahrung helfen wir dabei, potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen und eine effiziente sowie rechtskonforme Markteinführung sicherzustellen.

Fazit

Die CPNP-Registrierung ist ein unverzichtbarer Bestandteil der Markteinführung kosmetischer Produkte innerhalb der Europäischen Union.

Wer die regulatorischen Anforderungen frühzeitig berücksichtigt und auf eine vollständige Dokumentation setzt, vermeidet Verzögerungen und schafft die Grundlage für einen erfolgreichen Produktlaunch.

Sie planen die Einführung eines kosmetischen Produkts und möchten sicherstellen, dass alle regulatorischen Anforderungen erfüllt werden? Das Team des Cosmetic Safety Institute unterstützt Sie gerne bei der Vorbereitung und Durchführung Ihrer CPNP-Registrierung.

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